El registro de horas de la jornada laboral es el proceso de registrar las horas de trabajo (al menos el inicio y el final), así como otros datos del tiempo de trabajo utilizando varios métodos. El sistema de registro de tiempos permite registrar al minuto las horas de trabajo o de proyecto para los datos de nómina. Otros datos sobre el tiempo de trabajo registrados incluyen, por ejemplo: asistencia, ausencias, horas extras, horas extras y negativas, tiempos de descanso, tiempos de formación adicional, vacaciones y tiempos de vacaciones restantes.
Opciones de grabación de tiempo
Las horas de trabajo o de proyecto se pueden registrar de diversas formas. Por ejemplo, mediante hojas de horas, tablas de Excel, soluciones de software móviles o basadas en la web, soluciones de hardware o mediante huellas dactilares. Cada sistema tiene sus propias ventajas y desventajas, que hay que tener en cuenta además de los costes a la hora de realizar una selección. Los expertos de Registre Jornada Laboral .cat no dan las claves de cada uno:
1. Hoja de horas
La forma más antigua de registro del tiempo de trabajo son las hojas de horas. El empleado ingresa los tiempos de trabajo, descansos y ausencias manualmente en un formulario de la empresa y los envía al empleador/departamento de recursos humanos de manera oportuna. La versión impresa ha sido sustituida parcialmente por tablas digitales de Excel.
Ventajas:
- Fácil de usar.
- Rentable, no requiere software ni hardware adicional.
- Muy adecuado para personal de campo, obras de construcción, trabajos de proyectos y trabajadores temporales.
- Ventaja de un horario laboral basado en la confianza.
Desventajas:
- Alto gasto de trabajo y tiempo (empleados y empleadores).
- La versión impresa no es sostenible y puede perderse rápidamente.
- Se puede ingresar cualquier valor y, por lo tanto, es susceptible de entradas incorrectas.
2. Solución de hardware/registro electrónico del tiempo
Los terminales de hardware instalados permanentemente utilizan un registro electrónico de tiempo, donde los empleados registran su entrada y salida diariamente a través de un medio de grabación. Un medio de grabación puede ser, por ejemplo, una tarjeta magnética/con chip o un transpondedor/llavero con chip. Los datos se almacenan automáticamente en una base de datos mediante software y se puede acceder a ellos en cualquier momento. Antiguamente se utilizaba para ello un reloj de fichar.
Ventajas:
- Registro automático del tiempo de trabajo menos propenso a errores.
- Bajo mantenimiento.
- Los empleados pueden ver su jornada laboral en cualquier momento (transparencia).
- Menos gasto administrativo y de tiempo para las empresas.
- Se puede combinar con control de acceso.
Desventajas:
- Los empleados en el campo, trabajando desde casa o en viajes de negocios no pueden utilizar este principio.
- Costos elevados: costos de adquisición del terminal de hardware, derechos de licencia del software de registro de tiempos, medio de grabación
- Pérdida de medios de captura.
3. Huella digital
El seguimiento del tiempo mediante huellas dactilares también se conoce como seguimiento del tiempo biométrico porque la huella digital única se utiliza para identificar a los empleados. Cada empleado registra su entrada y salida mediante un escáner de huellas dactilares. Los datos se asignan directamente a su perfil en el software de registro de tiempos.
Ventajas:
- Registro automático del tiempo de trabajo menos propenso a errores.
- Se excluye el uso indebido mediante una identificación clara.
- No se necesita ningún medio de grabación, por lo que no hay pérdidas ni costes de sustitución.
- Los empleados pueden ver su jornada laboral en cualquier momento (transparencia).
- Menos esfuerzo: los empleados no tienen que llevar nada consigo y la empresa no tiene que comprar ningún soporte de grabación.
- Se puede combinar con control de acceso.
Desventajas:
- Los empleados en el campo, trabajando desde casa o en viajes de negocios no pueden utilizar este principio.
- Costos elevados: escáner, tarifa de licencia.
- Funcionalidad deteriorada, por ejemplo debido a contaminación o deslustre, por lo que se debe dejar en el edificio.
4. Soluciones de software móviles o basadas en la web
En una solución móvil, se utilizan dispositivos portátiles para transmitir los tiempos de trabajo al software de registro de tiempos, donde se guardan directamente. Pueden ser, por ejemplo, teléfonos inteligentes, tabletas o lectores de códigos de barras. En las soluciones móviles o basadas en la web, siempre hay un software de registro de tiempos instalado de forma centralizada al que los empleados inician sesión a través de su propio PC o mediante una aplicación.
Ventajas:
- Muy adecuado para empleados en el campo, en la oficina en casa o en viajes de negocios.
- Todos los empleados pueden ver sus horas de trabajo en cualquier momento.
- Menos gasto administrativo y de tiempo para las empresas.
- Costes más bajos porque se pueden utilizar dispositivos finales que ya están en uso y no es necesario comprar terminales de hardware.
- Registro automático del tiempo de trabajo menos propenso a errores.
- Muchos sistemas ahora también tienen extensiones para que, por ejemplo, se puedan enviar y aprobar solicitudes de vacaciones, lo que ahorra trabajo y tiempo adicional al personal administrativo.
Desventajas:
- Cada empleado debe tener su propio dispositivo de entrada.
Qué sistema es la mejor solución para una empresa es algo muy individual y debe decidirse en función de las circunstancias. Aquí juegan un papel decisivo el sector, así como el modelo de tiempo de trabajo, el tamaño de la empresa y la estructura.
Ventajas y desventajas para los empleados de disponer un registro de tiempos de la jornada laboral
Ventajas
1. Justicia: Las horas extras se registran y compensan para que los empleados reciban una compensación por su trabajo extra. Esto conduce a una mayor disposición a trabajar horas extras y equidad dentro de la empresa. Además, evita la insatisfacción porque los empleados no tienen la sensación de estar en desventaja por la cantidad de trabajo.
2. Transparencia: información rápida sobre las horas extra o menos trabajadas, así como el tiempo de vacaciones restante. Esto también conduce a mejores opciones de planificación para los empleados.
3. Mejoras: Dependiendo del sistema y la evaluación, es posible una mejora en las estructuras organizativas y los procesos de trabajo, lo que puede optimizar la carga de trabajo y la eficiencia.
Desventajas
1. Pérdida de confianza: Los empleados pueden sentirse controlados y vigilados, lo que se traduce en una pérdida de confianza y, en el peor de los casos, estados de ánimo negativos y pérdida de motivación, que repercuten negativamente en el clima laboral.
2. Enfoque en el tiempo: El registro del tiempo puede provocar que los empleados ya no trabajen orientados a los resultados, sino que solo cumplan las horas de trabajo establecidas. Esto puede provocar que el rendimiento y, por tanto, el rendimiento se deteriore.
Ventajas y desventajas para los empleadores de disponer un registro de tiempos de la jornada laboral
Ventajas
1. Solución de software: Simplificación del trabajo en contabilidad (nómina) mediante el cálculo automático de horas de trabajo y horas extras. Esto también permite una visión general directa de las ausencias y la utilización.
2. Contabilidad de nómina simplificada: Posibilidad de asignar tiempos de trabajo en función de la actividad y el proyecto.
3. Ahorro de costes de personal y reducción de gastos administrativos.
4. Transparencia: Controla y gestiona fácilmente las ausencias y vacaciones.
5. Optimizaciones: Dependiendo del sistema y la evaluación, es posible mejorar las estructuras organizacionales, los procesos de trabajo y la planificación operativa con base en los datos. Gracias a las opciones de control ampliadas, las horas extras, los tiempos de vacaciones, los tiempos de inactividad y los períodos pico son directamente visibles. Esto conduce a una planificación más eficiente de la fuerza laboral y a ahorros de costos.
6. Otras opciones de evaluación: por ejemplo, cálculos de productividad o cifras clave similares.
7. Cumplimiento de los requisitos legales: Los empleadores pueden demostrar fácilmente ante el legislador que cumplen con las horas de trabajo y los tiempos de descanso y, por tanto, también con la legislación laboral.
Desventajas
1. Pérdida de confianza: los empleados pueden sentirse controlados, lo que puede provocar una pérdida de confianza y un mal humor.
2. Posibilidad de ataque: Al recopilar datos, los empleadores pueden volverse rápidamente vulnerables en términos de protección de datos. En consecuencia, sólo se deben registrar los datos necesarios a efectos de registro de tiempos y los demás deben anonimizarse.
3. Soluciones digitales: Mayores costos surgen del uso de software.
4. Orientación temporal: El registro del tiempo puede llevar a que los empleados trabajen principalmente según el tiempo y no según la productividad. Trabajar ocho horas no siempre significa ser productivo todo el tiempo, lo que puede resultar en un peor desempeño empresarial.
5. Aumento de costes: Posible aumento de los costes de personal, ya que muchos empleados no registran todas las horas extra durante el horario laboral de confianza (sin registro de horas), sino sólo después de una determinada cantidad.
Situación jurídica acerca de los registros de tiempos de la jornada laboral
Según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el deber de registrar y proporcionar información, las horas de trabajo deben ser registradas por el empleador para comprobar el cumplimiento de las cuestiones reguladas por la Ley del Trabajo. Esta obligación de registro se aplica a todas las empresas e incluye la jornada laboral diaria, todos los descansos y las horas de inicio y finalización. La forma de registro de tiempo es opcional. La grabación también la pueden realizar los empleados durante el horario flexible o el trabajo de campo. Es posible que el registro no sea necesario si los empleados están sujetos a un horario de trabajo fijo y constante. En este caso, sólo es necesario anotar las desviaciones y el empleador sólo debe confirmar el cumplimiento del horario de trabajo.
