Es voraz la cantidad de información en papel que manejan tanto las empresas como los organismos públicos. Ahora, con la ley modificada, las entidades están obligadas a cumplir la normativa de Protección de datos. Por eso la destrucción de la documentación es un tema fundamental para las organizaciones. Y no siempre es fácil. No es la primera vez que una empresa es sancionada por no destruir de manera correcta toda la información. Y es que en ocasiones, no disponen de medidas de seguridad suficientes para asegurar que la ley se cumpla.
También es cierto que no tienen lugares y espacios suficientes para guardar esa documentación ni cuentan con medios o tiempo suficientes para efectuar una destrucción segura y certificada de esa documentación. Por eso, es de vital importancia tener en la agenda una empresa de digitalización certificada de documentos y, por supuesto, de destrucción.
Digitalización
Así, llamamos a la puerta de Gitdoc para que nos cuenten cómo es su forma de trabajar. De esta manera una empresa de digitalización certificada de documentos te asesora realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar:
- Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).
- Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
- Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.
- Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.
Este sistema reduce los costes de la digitalización de archivos y resuelve las necesidades de consulta a través del portal Web.
Como has podido comprobar, las herramientas de automatización de procesos permiten la definición, administración, control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales. Garantizando reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras, controles de seguridad y aumento de la productividad.
Destrucción
Como te hemos dicho, una empresa de destrucción confidencial de documentos y todo tipo de papel realiza el proceso según normativa DIN 66399 nivel P4 y UNE-EN 15713 nivel 6, el cual garantiza la total confidencialidad y la imposibilidad de reconstrucción del documento original. Garantizando la cadena de custodia, desde la recogida hasta la destrucción. Es la única manera de no meterte en líos legales y tenerlo todo controlado.
- Recogida con vehículos propios y envases cerrados.
- Entrada en Almacén.
- Destrucción confidencial de documentos y empacado según norma DIN 66399 nivel P4.
- Una vez realizado el proceso se emite el correspondiente certificado de destrucción de documentos y un Listado de Expurgos realizados.
Todo el proceso de Destrucción Confidencial de Documentos está contemplado en las certificaciones obtenidas por GitDoc en calidad ISO 9001 y UNE-EN 15713, seguridad ISO 27001 y medio Ambiente ISO 14001, con ello garantizamos un servicio de destruccion de papel en Madrid con calidad, seguridad, confidencialidad, y cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos personales (RGPD y LOPDGDD).
Contenedores
Pero como te decíamos, muchas veces el problema es el espacio. Por eso, una empresa de destrucción de papel y documentos ofrece también el servicio de instalación de contenedores cerrados en oficinas del cliente, los cuales se recogerán periódicamente para realizar la destrucción de papel de forma totalmente confidencial, este servicio se puede ejecutar a petición del cliente o programado.
El servicio de destrucción confidencial certificada incluye:
- Instalación de los contenedores vacíos en cliente.
- Recogida periódica o puntual en vehículos propios.
- Sustitución del contenedor por nuevo contenedor vacío.
- Destrucción confidencial y empacado.
- Certificado de destrucción de archivos.
- Custodia segura de archivos físicos
Además, son muchas las empresas las que cuentan con instalaciones en propiedad. En el caso de Gitdoc con una capacidad de más de 500.000 contenedores, dotadas con tecnología de vanguardia: acceso biométrico, vídeo vigilancia, detectores de humo y temperatura, sistemas de supresión de gas, videocámaras conectadas a central de alarmas, etc.
La externalización de sus fondos documentales permitirá mejorar en eficacia y productividad además de dotar de mayor protección a los archivos de su empresa. Como empresa de custodia de documentos de archivo controlarán el ciclo completo de la cadena de custodia documental.
Así, la externalización del proceso de custodia le aportará varios beneficios. Entre ellos, el ahorro de costes, permitiendo que menos recursos sean capaces de gestionar más documentos. Facilidad en los procesos de auditoría, mediante la accesibilidad y manejo inmediato de la información. Y por último, una mayor seguridad y confidencialidad. En el acceso y en la gestión de la documentación.
Ahora ya sabes la importancia que tiene en las empresas el poder contar con un servicio de destrucción de documentos y de digitalización.
